Sans document écrit, trois prestataires vous renverront trois propositions incomparables, et vous choisirez au feeling. Puis viendront les désaccords : ce que vous croyiez inclus ne l'était pas, ce qu'il avait compris n'était pas ce que vous vouliez. Le cahier des charges d'un site web n'existe pas pour faire sérieux : il existe pour que le prestataire et vous parliez de la même chose, et pour que vos devis deviennent enfin comparables. Bonne nouvelle, il n'a pas besoin d'être technique. Il doit être précis sur votre métier, et c'est vous le spécialiste.
La règle qui change tout : décrivez le besoin, pas la solution
C'est l'erreur numéro un, et elle vous coûte de l'argent.
Écrire « je veux un carrousel d'images sur la page d'accueil » impose une solution. Le prestataire l'exécute, même s'il sait qu'un carrousel ralentit la page et que personne ne clique dessus.
Écrire « je veux qu'un visiteur comprenne en cinq secondes que je fais de la climatisation industrielle et que je couvre tout Antananarivo » décrit un besoin. Le prestataire peut alors proposer mieux que ce que vous auriez imaginé, parce que c'est son métier.
Gardez cette règle en tête pour tout le document : le quoi et le pourquoi vous appartiennent, le comment lui appartient.
Le plan en huit parties d'un cahier des charges de site web
1. Qui vous êtes, en dix lignes
Votre activité, depuis quand, combien vous êtes, où vous intervenez. Ce que vous vendez exactement, et à qui. Ce qui vous distingue de vos concurrents directs.
Cette section paraît inutile. Elle ne l'est pas : c'est elle qui permet à un prestataire sérieux de vous dire que la moitié de votre demande ne sert à rien, et que vous avez oublié l'essentiel.
2. L'objectif du site, en une phrase
Une seule. « Recevoir des demandes de devis de la part d'entreprises d'Antananarivo. » Ou « Permettre à mes clients existants de consulter le catalogue et de commander. »
Si vous ne parvenez pas à une seule phrase, c'est que vous avez plusieurs projets. Écrivez-les séparément et classez-les par priorité.
3. Qui sont vos visiteurs
Décrivez deux ou trois profils types. Pour chacun : ce qu'il cherche, ce qui l'inquiète, ce qui déclenche sa décision, et depuis quel appareil il arrivera probablement.
Ce dernier point est déterminant à Madagascar. Si vos clients arrivent majoritairement depuis un téléphone en données mobiles, écrivez-le noir sur blanc. Cela change la conception, pas seulement l'affichage.
4. Ce que le visiteur doit pouvoir faire
La partie la plus utile du document. Listez les actions, une par ligne, formulées du point de vue du visiteur :
- Trouver mon numéro et m'appeler en un geste depuis un téléphone.
- Consulter la liste de mes prestations avec un ordre de prix.
- M'envoyer une demande en décrivant son besoin et en joignant une photo.
- Voir où se trouve mon atelier et comment y accéder.
Puis marquez chaque ligne : indispensable, souhaitable, plus tard. Ce classement est ce qui vous permettra de tenir un budget, parce qu'il donne au prestataire de quoi vous proposer une première version cohérente au lieu de tout chiffrer.
5. Le contenu : qui fournit quoi
C'est le premier poste de retard sur ce marché, et il se règle ici. Pour chaque élément, indiquez qui s'en charge :
- Textes de présentation : vous, ou le prestataire ?
- Photos : les vôtres, ou une prise de vue à prévoir ?
- Logo et couleurs : existants, ou à créer ?
- Mentions légales et informations d'immatriculation : à vous de les fournir. Concrètement, préparez la raison sociale, la forme juridique, le NIF, le numéro STAT et le numéro RCS.
- Traductions éventuelles : à préciser.
Un devis chiffré sans cette section est un devis qui bougera.
6. Ce que vous devez pouvoir modifier vous-même
Soyez explicite, sinon vous paierez chaque changement de numéro de téléphone. Listez : les textes, les tarifs, les actualités, les photos, l'ajout d'une page. Précisez qui, chez vous, s'en chargera et quel est son niveau informatique.
7. Les contraintes
Votre date de mise en ligne souhaitée, et ce qui la justifie s'il y a une raison réelle. Votre budget, ou au moins une fourchette. Les outils que le site doit rejoindre s'il y en a. Et pour Madagascar, une contrainte à écrire systématiquement : le site doit rester léger et rapide sur une connexion mobile moyenne.
Sur le budget, un mot. Beaucoup hésitent à l'indiquer, de peur qu'on s'aligne dessus. C'est une erreur de calcul : sans fourchette, vous recevrez des propositions hors sujet dans les deux sens et vous perdrez des semaines. Donnez une fourchette large, elle sert à cadrer, pas à révéler votre limite.
8. Ce que vous attendez après la livraison
Formation à l'administration, durée de garantie sur les anomalies, ce que couvre la maintenance, délai de réponse en cas de panne. Et la clause la plus importante du document : le nom de domaine, les fichiers, la base de données et tous les accès sont votre propriété et vous sont remis à la livraison.
Les formulations à bannir
| Ne pas écrire | Écrire plutôt |
|---|---|
| « Un site moderne et professionnel » | « Un site qui inspire confiance à un directeur d'usine de 50 ans » |
| « Optimisé SEO » | « Je veux ressortir sur la recherche climatisation industrielle Antananarivo » |
| « Responsive » | « Testé sur un téléphone d'entrée de gamme réel, en données mobiles » |
| « Facile à utiliser » | « Ma secrétaire doit pouvoir changer un tarif seule après une formation d'une heure » |
| « Évolutif » | « Je veux pouvoir ajouter une boutique dans deux ans sans tout refaire » |
| « Sécurisé » | « Le certificat se renouvelle automatiquement et une sauvegarde restaurable est testée avant la mise en ligne » |
Le principe est constant : remplacez chaque adjectif par une situation concrète et vérifiable. Un adjectif ne se conteste pas, donc il ne s'exige pas. Une situation, si.
Ce qu'il ne faut pas mettre dedans
Le choix de la technologie, sauf contrainte réelle de votre côté. Imposer un outil sans savoir pourquoi vous prive de propositions meilleures. En revanche, exigez que la technologie retenue soit courante et reprenable par un autre prestataire : cela, c'est un besoin légitime.
Un design précis. Vous pouvez montrer deux ou trois sites que vous aimez, en expliquant ce qui vous plaît dedans. C'est plus utile qu'une maquette faite par vous.
Trente pages de détails. Un bon cahier des charges pour un site vitrine tient en trois à cinq pages. Au-delà, personne ne le lit en entier, et les contradictions s'y glissent.
Le paragraphe qui vous protège vraiment
Si vous ne deviez conserver qu'une section de tout ce document, ce serait celle-ci. Une précision d'emblée : ce paragraphe n'a de valeur que s'il est annexé au devis signé. Recopié dans un document que personne ne signe, il ne protège de rien.
« À la livraison, et au plus tard quinze jours après le paiement du solde, le prestataire remet au client, contre un document signé par les deux parties : le nom de domaine enregistré au nom du client avec son adresse e-mail comme contact propriétaire ; les identifiants du compte chez le bureau d'enregistrement ; les identifiants du compte d'hébergement et de la gestion des enregistrements DNS ; l'intégralité du code source et des fichiers, sans dispositif de verrouillage ; une sauvegarde complète et restaurable de la base de données ; les accès administrateur du site et de tous les comptes tiers créés pour le projet ; la liste des composants tiers utilisés avec, pour chacun, le titulaire de la licence et sa durée.
Le prestataire cède au client les droits d'exploitation, d'adaptation et de modification sur les développements réalisés spécifiquement pour ce projet, sans limitation de durée ni de territoire. Les composants tiers restent régis par leur licence propre.
Le site est construit sur une technologie dont le nom figure au devis, ne dépend d'aucun service ou serveur appartenant au prestataire, et son code source est livré en clair. Tant que la remise n'est pas effectuée, le client peut retenir le solde. »
Trois éléments méritent une explication, car ce sont eux qui font la différence avec une clause de façade.
La cession de droits. Remettre les fichiers ne transfère pas le droit de les faire modifier par quelqu'un d'autre. Sans cession écrite, vous détenez une copie que vous n'êtes pas nécessairement en droit de faire reprendre par un autre prestataire, ce qui est précisément le blocage que la clause cherche à éviter.
Les composants tiers. Thème, extensions, polices, photographies achetées : ces licences sont souvent au nom du prestataire et ne se transfèrent pas. Un site parfaitement livré peut devenir non conforme le jour où il part.
La retenue du solde. Une obligation sans conséquence ne se fait pas respecter. C'est le seul levier dont vous disposez réellement.
Ce paragraphe ne coûte rien à un prestataire honnête, qui le signera sans discuter parce qu'il décrit son fonctionnement normal. Il provoque en revanche une réaction immédiate chez celui qui comptait vous garder captif. Vous obtenez ainsi, avant même de signer, l'information la plus utile du processus de sélection.
Faites relire cette clause par un juriste avant de signer. Elle couvre le cas courant, pas votre situation particulière, et le droit malgache de la propriété intellectuelle évolue.
Comment l'utiliser pour comparer les devis
Envoyez exactement le même document à trois prestataires. Demandez à chacun de répondre ligne par ligne sur votre liste d'actions, en indiquant pour chacune : inclus, en option avec un prix, ou non traité.
Vous obtiendrez alors trois propositions réellement comparables, et les écarts de prix s'expliqueront d'eux-mêmes. Vous verrez aussi lesquels ont lu le document : ceux qui vous posent des questions sur votre métier avant de chiffrer sont ceux qui travailleront correctement ensuite.
Questions fréquentes
Un cahier des charges est-il obligatoire pour un petit site ?
Rien ne l'impose, mais sans document écrit vous ne pouvez ni comparer des devis ni faire valoir quoi que ce soit en cas de désaccord. Même deux pages valent mieux que rien. Pour un site vitrine simple, trois à cinq pages suffisent largement.
Faut-il indiquer son budget dans le cahier des charges ?
Oui, sous forme de fourchette. Sans repère, vous recevrez des propositions hors sujet dans les deux sens et vous perdrez des semaines. Une fourchette permet au prestataire de vous proposer le périmètre qui rentre dedans, ce qui est exactement ce que vous cherchez.
Dois-je décrire les aspects techniques ?
Non, et c'est même contre-productif. Décrivez ce que le visiteur doit pouvoir faire et dans quelles conditions il arrivera. La technique relève du prestataire. Deux exigences techniques restent toutefois légitimes : que le site soit léger sur mobile, et que la technologie retenue soit reprenable par un autre professionnel.
Combien de prestataires faut-il consulter ?
Trois suffisent, à condition de leur transmettre exactement le même document. Au-delà, vous multipliez les échanges sans gagner en clarté. Si les trois réponses restent incomparables, c'est généralement que le cahier des charges manquait de précision.
Que faire si le prestataire propose autre chose que ce que j'ai demandé ?
C'est plutôt bon signe, à condition qu'il explique pourquoi. Un prestataire qui vous dit qu'une de vos demandes est inutile ou contre-productive vous fait gagner de l'argent. Demandez-lui simplement de chiffrer les deux versions pour pouvoir décider en connaissance de cause.
Le cahier des charges a-t-il une valeur contractuelle ?
Il en prend une s'il est annexé au devis signé, ce qu'il faut systématiquement demander. C'est ce qui vous permet, en cas de désaccord, de vous appuyer sur un document accepté par les deux parties plutôt que sur des souvenirs de conversation.
Pour aller plus loin
- Choisir une agence web à Madagascar : les questions qui filtrent
- Prix d'un site internet à Madagascar : les vrais budgets
- Cahier des charges d'un projet logiciel : la méthode
- IA pour indépendants et TPE : gagner du temps avec un petit budget
Un cahier des charges se construit à partir du besoin, et c'est souvent là que le brouillard se lève. Faites votre diagnostic gratuit avec Wejair : quelques minutes d'échange suffisent pour clarifier ce que votre site doit produire, et vous repartez avec de quoi rédiger une demande que trois prestataires pourront chiffrer sur la même base.